Il existe aujourd’hui de nombreuses solutions qui permettent de digitaliser ses notes de frais. Ces logiciels et outils offrent de nombreux avantages par rapport à une gestion via le logiciel Excel. En effet, utiliser Excel demande aux salariés de nombreuses heures d’apprentissages et ce n’est pas toujours une mince affaire. Les professionnels peuvent aujourd’hui gagner un temps considérable et de l’argent en utilisant un logiciel de frais de déplacement ou encore une application mobile pour gérer leurs notes de frais.

Calcul des frais Gestion notes de frais : optez pour le logiciel

La plupart des entreprises en France sont concernées par la gestion des notes de frais. Elle peut être source de stress pour les salariés, le service comptable, les ressources humaines et la direction pour plusieurs raisons. De manière classique, on a l’habitude de déclarer et traiter les frais via un fichier Excel mais cette solution peut causer un certain nombre d’erreurs. Heureusement, aujourd’hui il existe des outils qui facilitent la gestion de ces notes de frais.

Digitaliser ses notes de frais a ses avantages

Dans le cadre de leur travail, de nombreux salariés sont obligés de payer des coûts non prévus dans leur budget dans l’intérêt de l’entreprise pour laquelle ils exercent leur activité. Dans ce cas, la loi du travail en France prévoit le remboursement obligatoire par l’employeur de ces frais engendrés pour le bien de la société. Il peut s’agir de déplacements professionnels, de frais de logement, d’additions de restaurant ou de toute autre dépense liée au besoin de l’entreprise et avancée par un salarié. Pour la gestion de ces notes de frais, il est possible aujourd’hui de le faire via un logiciel de frais de déplacement voire même une application mobile. L’avantage principal du logiciel pour les notes de frais est la simplicité d’utilisation, ressentie autant par le personnel que par le service comptable ou RH. Nul besoin de se former sur l’outil pour pouvoir l’utiliser efficacement dès les premières fois. La rapidité d’exécution des différentes tâches au sein du logiciel est également appréciable et fait faire des économies à l’entreprise. Enfin, en réalisant les notes de frais en mode digital, on économise l’usage et l’achat de ramettes de papier qui coûtent cher aux chefs d’entreprise et à la planète.

Oubliez Microsoft Excel pour la saisie des notes de frais

Avant que les acteurs, comme Lucca, qui solutionnent la gestion des notes de frais par la digitalisation via un logiciel ou une application mobile, la plupart du temps, cette gestion se faisait via un fichier Excel. Encore de nombreuses entreprises, notamment les PME et TPE, utilisent cette méthode car elles possèdent toute la suite Microsoft et la saisie sur Excel est souvent quelque chose de quotidien dans les métiers de bureau. Mais remplir manuellement un tableau de données avec lignes et colonnes qui se ressemblent peut très vite provoquer des erreurs qui coûtent cher en traitement comptable pour les corriger. Une petite erreur dans une formule de calcul ou une faute de frappe et c’est tout le document qui peut être faussé. De plus, on ne se rend pas forcément compte que les totaux ne correspondent pas à ce qui est réellement dépensé si on ne corrèle pas les justificatifs de dépenses avec la saisie sur Excel, ce qui serait assez chronophage. De ce fait, beaucoup ont su bien gérer leur transition vers la solution logiciel. Elle permet de gagner du temps et donc de la productivité, de réduire les risques d’erreurs et de réaliser des bilans financiers à ce sujet très facilement.

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